Veranstaltungs- und Klausurablauf Guide – Fachrat Elektro- und Energietechnik

Vorwort

Den Fachrat Elektrotechnik und Energietechnik erreichte über die Jahre immer mal wieder Feedback von Studierenden zu Veranstaltungen, bei denen die Prüfungsdurchführung mal besser und mal schlechter lief. In Anlehnung an den Guide des Fachrats Informatik haben wir ebenfalls einen allgemeinen Leitfaden zur Durchführung von Veranstaltungen erstellt, der aus unserer Sicht einen idealisierten Ablauf zeigt.

Im Folgenden wird ein idealisierter Ablauf einer Veranstaltung mit besonderem Fokus auf die Prüfungen beschrieben. Der Ablauf ist als Inspiration für die eigene Veranstaltungsplanung, aber auch als potentielle Blaupause für neue Veranstaltungen zu verstehen. Es handelt sich bei diesem Angebot um Vorschläge. Sie haben keinen verbindlichen Charakter. Für einzelne Punkte (z.B. Klausurchecklisten) wurden Dokumentvorlagen erstellt, welche in LaTex, odt und als MSWord-Format zur Verfügung stehen.

Ablauf der Veranstaltung in Stufen

Einige Wochen vor Beginn der Veranstaltung
Überprüfen, ob eine Veranstaltungsinstanz in StudIP angelegt wurde. (Sollte automatisiert durch das QIS/HIS erfolgen)

Veröffentlichung des Veranstaltungsablaufes in Form einer StudIP-Ankündigung, insbesondere mit Datum des ersten Veranstaltungstermins.

Ausarbeitung einer Bonus-Regelung für etwaige Testate zur studienbegleitenden Kontrolle.

Die Prüfungsordnung erlaubt die Durchführung von Testaten im Verlaufe des Semesters. Ziel ist hier eine studienbegleitende Lernstandskontrolle.

Die Modalitäten zur Durchführung von Testaten und ihre Einbeziehung in die Prüfungsnoten sind von der oder dem zuständigen Prüfenden bis spätestens zu Veranstaltungsbeginn durch Aushang bekannt zu geben.

Diese Testate können z.B. Hausübungen oder mündliche bzw. schriftliche Kurzprüfungen sein.

Zur Motivation der Studierenden können diese Testate als Bonus in die eigentliche Prüfungsleistung einfließen.

Laut der PO 2017 für ETIT und PO 20 für EN können nach Maßgabe des Prüfers bis zu 25% der Gesamtpunktzahl über das Testat in die Prüfungsnote einfließen

Ein Bestehen der Prüfung muss auch ohne Testatbewertung möglich sein.

Hier ist wichtig den Studierenden anzukündigen, ob die Klausurpunktzahl für die Note 1,0 auch ohne Bonus erreichbar ist.

Die Details zu den Testaten sind in der PO 2017 (ETIT) bzw. PO 20 (EN) im §6 Abs 7 geregelt.

Regelungen können für andere Studiengänge abweichen, diese müssen mit beachtet werden.
In der ersten Woche der Veranstaltung
StudIP-Ankündigung + zusätzliche Ankündigung über Folie in Vorlesungs- und Übungspräsentation: Veröffentlichung der grundlegenden Regelungen für die Veranstaltung:

Wenn bereits bekannt: Bekanntgabe des vorläufigen Prüfungstermins (sonst später, aber so früh wie möglich).

Grobe Bekanntgabe zum Prüfungsmodus (Dauer, Art, erlaubte Hilfsmittel)

=> Soll den Studierenden ermöglichen, sich bereits über das Semester verteilt auf die Prüfung vorzubereiten.

Veröffentlichung der Bonus-Regelung (siehe oben).

Bekanntgabe von Abgabefristen für Testatleistungen während des Semesters.

Bereitstellung Vorlesungsbegleitender Materialien (z.B. Formelsammlung)
Im Ablauf der Veranstaltung
Veröffentlichung von wichtigen Ankündigungen über StudIP-Ankündigungen und ggf. Folie in Vorlesungs- und Übungspräsentation. Zu wichtigen Ankündigungen gehören:

Bekanntgabe des vorläufigen Prüfungstermins (falls nicht bereits am Anfang der Veranstaltung geschehen) bzw. Änderungen des Prüfungstermins oder -raums sobald diese vorliegen.

Vorlesungs- und/oder Übungsausfälle und -verschiebungen (z.B. auf Grund von Krankheit oder Feiertagen); bei kurzfristigen Ausfällen auch die Möglichkeit der Rundmail als Ankündigung nutzen.

Fehlerkorrekturen in Unterlagen während des Semesters sollten klar erkenntlich markiert, erklärt und angekündigt werden.

Anstehende Deadlines für Abgaben

Hinweise auf die Teilnahme der Studierenden an der Lehrevaluation, dafür auch in der Vorlesung Zeit zum Ausfüllen geben (ca. 10 Minuten). Die Ergebnisse der Auswertung anschließend mit den Studierenden besprechen.
Einige Tage vor dem Prüfungstermin
Abfrage der tatsächlichen / realistischeren Teilnehmendenzahl für die Prüfung anhand der aktuellen Anmeldezahlen 7 Tage vor der Klausur.

Konkrete Raumplanung auf Basis der erhobenen Teilnehmendenzahl festlegen

Gängige Modelle sind: Aufteilen anhand des Anfangsbuchstaben des Nachnamens oder der Matrikelnummer.

Mindestens zwei Mitarbeitende pro Raum einteilen, damit sie als Zeugen und zur Aufsicht bereitstehen (je nach Anzahl der Prüflinge bzw. Raumschnitt eventuell mehr)

Veröffentlichung des konkreten Prüfungsablaufs mit Raumlisten, Einlasszeit und dem Prüfungsvorgehen in leichter Sprache.

Es wurde festgestellt, dass besonders bei ausländischen Studierenden leider häufig noch Sprachbarrieren beim Verständnis der Durchführungsregelungen für Prüfungen auftreten. Dadurch kommt es gelegentlich zu meist ungewollten (vermeintlichen) Täuschungsversuchen. Um diesen entgegenzuwirken ist eine Vorab-Veröffentlichung der Klausurregeln sinnvoll (ein Template für Kalusurregelungen sind im oberen Downloadbereich zu finden). Diese können im Stud.IP hochgeladen werden. In der Prüfungsankündigung kann dann auf diese verwiesen werden.

Verstärkte Beachtung des Veranstaltungsforums, um auf Fragen der Studierenden zu reagieren.

Drucken der Klausuren auf Basis von Erfahrungswerten und den durch die Abfrage bereitgestellten Zahlen.

[optional] Veröffentlichung der Testat-Ergebnisse und einer Übersicht, ob und welchen Bonus die Studierenden erhalten haben. Zur Anonymisierung der Liste kann das ErgebnisPIN-Plugin von StudIP genutzt werden.

Vorbereiten der "Klausurboxen" pro Raum mit folgendem Inhalt: Siehe Template "Checkliste_Klausurbox"
Am Tag der Prüfung
ggf. Vorbesprechung zur Klausur mit den Beaufsichtigenden durchführen.

Klausurboxen übergeben und ggf. Telefonnummern austauschen (für die Kommunikation über mehrere Räume verteilt).

ggf. Transponder/Schlüssel beim Pförtner besorgen.

ggf. Sicherstellen, dass für den unwahrscheinlichen Fall des Erscheinens von deutlich mehr Studierende zur Prüfung kurzfristig Klausuren nachgedruckt werden können. (z.B. Mitarbeiter als Backup bereithalten).

Durchführung der Klausur mit Hilfe der Templates zur Klausurdurchführung

Diese Templates enthalten z.B. Gesundheitsabfrage (letzte Möglichkeit, die Prüfung ohne Fehlversuch zu verlassen), Formalien für Anwesenheitskontrolle, Hinweise zu Täuschungsversuchen, erlaubte Hilfsmittel, Toilettenregelungen

Template für Klausuraufsicht

Template für Ansagen zu Beginn der Klausur

Eine Checkliste für "Klausurboxen"

Ein Klausurzählzettel

Generell zur Klausurdurchführung aber auch "Best Practices" der Kollegen anfragen.
Nach der Prüfung
Bekanntgabe des voraussichtlichen Datums, an dem die Klausurergebnisse vorliegen werden.

Klausur korrigieren.

[optional] Klausurpunkte mit erreichten Bonuspunkten verrechnen.
Nach Fertigstellung der Korrektur
StudIP-Ankündigung: Bekanntgabe der vorläufigen Klausurergebnisse und des Termins zur Klausureinsicht.

Bisher hat sich bewährt, dass die Klausurergebnisse (bestehend aus Note, erreichte Punktzahl und evtl. erreichten Bonuspunkten) in einer PDF-Datei im Datei-Bereich der StudIP-Veranstaltung hochgeladen werden. Zur Anonymisierung der Ergebnisse eignet sich die Verwendung von ErgebnisPINs.

Durchführung der Klausureinsicht und etwaige Korrektur von Noten.

Übersenden der endgültigen Klausurergebnisse an das Akademische Prüfungsamt (APA).

Solange Noten im QIS als vorläufig markiert sind, sind Änderungen durch den Prüfer direkt möglich.

Sollte sich nach dem „Fixieren“ der Noten noch eine Verbesserung ergeben (z.B. durch eine nachträgliche Klausureinsicht), ist eine Änderung durch das APA auch außerhalb des Prüfungszeitraums noch möglich. Dazu bedarf es einer Kommunikation seitens des Prüfers ans APA (i.d.R. reicht hier eine E-Mail).

Archivierung der Klausuren (nach Vorgaben des Instituts bzw. der Universität).

Allgemeine Hinweise

Klausureinsicht
Jeder Prüfling hat nach §22 der PO17 (ETIT) und PO 20 (EN) ein Recht auf “Einsicht in die Prüfungsakten”; wenn sich dabei Ungereimtheiten ergeben, kann nach §23 “Widerspruch" eingelegt werden. Um Sie als Prüfer oder Prüferin, den Prüfungsausschuss und das Prüfungsamt nicht mit einer Unzahl an Einzelanträgen zu überschwemmen, sollte immer eine Klausureinsicht angeboten werden. Die Klausureinsicht ist letztlich eine (informelle) Vorwegnahme derartiger Anträge.

Eine Klausureinsicht soll es den Studierenden ermöglichen:

Die Bewertung nachzuvollziehen und eigene Fehler zu erkennen.

Missverständnisse oder Fehler in der Korrektur zu identifizieren und zu klären.

Es hat sich als sehr hilfreich erwiesen, wenn Sie den Studierenden bei der Einsicht Musterlösungen zum Vergleich zur Verfügung stellen. Ferner sollte es den Studierenden, wie bei einer Akteneinsicht nach §22, ermöglicht werden, sich handschriftliche Notizen (mit Bleistift!) zu machen. Das Fotokopieren von Klausuren oder Musterlösungen braucht nicht gestattet zu werden.

Für die Durchführung der Klausureinsicht bieten sich je nach Situation verschiedene Modi an:

Ein fester Zeitslot => Studierende können nach dem Prinzip "First Come, First Serve" die Klausuren einsehen.

Voranmeldung: Es werden vorab Zeitslots verteilt, in die sich die Studierenden eintragen können. => So kann die Last verteilt werden.

Möglichkeit einer Online Einsicht

Falls einzelne Studierende (z.B. aufgrund von Kollisionen mit anderen Prüfungen) nicht an der Einsicht teilnehmen können, bietet es sich an, hier zumindest in zumutbarem Umfang Ersatz- oder Einzeltermine anzubieten. Dieses dient letztlich auch wieder der Vorwegnahme von für alle Beteiligten deutlich aufwändigeren Einzelanträgen nach §§22/23 der PO.
Abgabefristen

Abgabefristen von z.B. Hausarbeiten müssen frühzeitig und bis spätestens zu Veranstaltungsbeginn von der oder dem zuständigen Prüfenden durch Aushang bekannt geben werden. Die Fristen für die Abgaben sollten dabei klar und möglichst präzise definiert werden: z.B. "Die Abgabe ist spätestens am 23.03.2022 - 23:59 Uhr über folgenden Weg hochzuladen."
Stud.IP-Ankündigungen

Für organisatorische Mitteilungen zur Veranstaltung sind Stud.IP-Ankündigungen sehr gut geeignet. Diese können auf der Übersichtsseite einer Veranstaltung erstellt werden.

Neu erstellte Mitteilungen werden den Teilnehmern direkt in ihrer Veranstaltungsübersicht angezeigt und stellen so eine effektive und zuverlässige Methode dar, um Informationen an die Studierenden weiterzuleiten.

Für Ankündigungen können dabei einige hilfreiche Einstellungen vorgenommen werden. So kann neben Titel und Ankündigungstext auch festgelegt werden, in welchem Zeitraum eine Ankündigung angezeigt wird. So können Ankündigungen zum Beispiel vordatiert erstellt und in mehreren Veranstaltungen gleichzeitig veröffentlicht werden. Wichtig ist es, das Ablaufdatum für wichtige Ankündigung bestenfalls ans Ende der Klausurphase einzutragen, damit diese das gesamte Semester über sichtbar sind.
Stud.IP-Nachricht an alle Teilnehmenden

Über die Ansicht "Teilnehmende" der Stud.IP-Veranstaltung gibt es die Möglichkeit, eine Nachricht an alle Teilnehmenden der Veranstaltung zu senden.

Diese Nachricht wird Teilnehmenden bei Stud.IP unter "Nachrichten" und "Mitteilungen" angezeigt, außerdem wird eine Kopie der Nachricht an die in Stud.IP hinterlegte E-Mail-Adresse versendet.

Somit eignet sich diese Form der Ankündigung gut, um wichtige und/oder zeitkritische Informationen an die Teilnehmenden weiterzuleiten. Nutzen Sie sie daher idealerweise auch nur für diese Fälle, sodass keine zu hohe Mail-Flut an die Studierenden entsteht und so wichtige Nachrichten ignoriert werden. Für nicht zeitkritische Informationen sollten normale Stud.IP-Ankündigungen verwendet werden.
Stud.IP-Forum

Das Stud.IP-Forum ist eine gute Plattform für Teilnehmende, um Fragen zur Veranstaltung zu stellen.

Dabei können gerade einige Tage vor dem Prüfungstermin viele inhaltliche Fragen aufkommen, die natürlich so bald wie möglich beantwortet werden sollten. Um hier keine Beiträge im Forum zu verpassen, gibt es die Möglichkeit, dieses zu abonnieren. Dadurch bekommen Sie bei Erstellung eines neuen Beitrags durch Studierende eine Stud.IP-Benachrichtigung sowie eine E-Mail an die in Stud.IP hinterlegte E-Mail-Adresse.
ErgebnisPIN

Stud.IP bietet ein Plugin, über welches für jeden Teilnehmer der Veranstaltung zufällig generierte ErgebnisPINs erzeugt werden können. Von Seiten der Lehrenden lassen sich diese Pins in Form einer Liste exportieren und für die anonymisierte Bekanntgabe von Ergebnissen nutzen.
ILIAS

Es gibt über ILIAS die Möglichkeit, das Veranstaltungsangebot zu erweitern. Zum Beispiel können vorlesungsbegleitende Abfragen und Tests erstellt werden, womit den Studierenden eine Selbstkontrolle während des laufenden Semesters ermöglicht wird.
Blubber

Blubber ist eine Art veranstaltungsspezifischer Chat. Beiträge können nicht nach Thema sortiert werden und verschwinden nach einiger Zeit. Daher eignet sich Blubber prinzipiell nur für unkritische Informationen, welche nicht längerfristig verfügbar sein müssen. Darüber hinaus sollte auf Ankündigungen oder das Forum zurückgegriffen werden.